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Aplicaciones internacionales del documento electronico notarial
May 30, 2016

NOTARIA ADSCRITA A LA DGRN. REGISTRADORA EN EXCEDENCIA

POR ANA FERNÁNDEZ TRESGUERRES

Que la adecuada regulación del documento electrónico notarial en España es inaplazable, se demuestra sobradamente en el ámbito internacional.

La ausencia de una acción notarial en este ámbito constituye una laguna que, de no cubrirse, se hará con otras soluciones afines a los Estados que no conocen el Notariado continental. Singularmente se hará mediante declaraciones responsables bajo firma electrónica de los particulares con o sin asistencia de abogado.[1]

El documento electrónico notarial presenta diversas aplicaciones en el ámbito internacional. Unas regladas y otras nacidas simplemente de la lógica actividad internacional contractual y comercial, en el que para existir, es necesario mostrar utilidad.

Entre las primeras podemos citar dos áreas.

  1. En relación a la actividad convencional, sobresale el proyecto E-apostille, iniciativa de la Conferencia de La Haya desde el año 2004[2]. Este proyecto, del que la delegación española en la Conferencia fue pionera, no obtuvo, en aquel momento, (I foro internacional e –apostille) la confianza de nuestra autoridades.

Se perdió con ello la oportunidad histórica de participar en los proyectos pilotos iniciales con la correspondiente capacidad de influencia.

La negativa persistente impidió años después, de una copia o la transmision s que no conocen el Notarido de que es fuera del vo la confianza de nuestra autoridades notariale asimismo, que la implementación en España, abarcara la actividad notarial electrónica. Entre las razones para esa negativa, además de la inexistencia de aplicaciones especificas notariales se esgrimió la meramente económica consistente en la fuente de ingresos que supone el apostillado en papel. Obviamente ninguna de estas razones han de considerarse aceptables.

A día de hoy el Notariado español no ha creado ni posee un e-registre ni una e-apostille notarial. No participa en la norma española (Real Decreto 1497/2011 de24 de octubre; Orden JUS/1207/2011, de 4 de mayo). No es posible apostillar electrónicamente un documento notarial por una Autoridad notarial.

Quien lo precise debe acudir a los Tribunales Superiores de Justicia con su copia autorizada y serán estas autoridades quien realizando un mero PDF sin garantía de integridad, apostillen electrónicamente.

La inmediata publicación del instrumento europeo relativo a la circulación sin legalización de ciertos documentos públicos (ligados esencialmente al Registro Civil) , extiende la supresión de la apostilla entre los Estados miembros. Se ha diferido la inclusión en su ámbito de las representaciones de sociedades y de títulos de propiedad a un momento posterior, en un horizonte máximo de 10 años.

La comprobación de que el documento es formalmente autentico se hará mediante una autoridad nacional, en el sistema IMI, actualmente en vigor para otras aplicaciones.

aplinternacionales

La necesidad de crear y desarrollar la apostilla electrónica notarial es ineludible tanto para establecer un status quo previo a la modificación futura del Reglamento, estableciendo al efecto la mas alta cuota de seguridad jurídica, como para facilitar la actividad IMI.

Es un servicio a los usuarios de los notarios españoles que debería estar en vigor desde hace años.

Por lo demás en el contexto de la Unión Europea, no es precisa apostilla en el ámbito de los Reglamentos.[3]

  1. Una segunda aplicación, esta vez estrictamente europea, surge de la ejecución de los Reglamentos del área de Justica civil.

Es notable la evolución desde el Reglamento (UE) nº 44/2001 hasta el Reglamento (UE) nº 650/2012, último que entró en aplicación. Tras el Tratado de Lisboa la acción de la comitología –ejecución de Reglamentos base- obtuvo una adecuada base jurídica. La necesidad de adaptar los instrumentos anteriores a esta acción en Comité en el seno de la Comisión de la que surgen los Reglamentos de ejecución, ha motivado el interés en e-justice/e- codex para desarrollar, por consenso, concretas aplicaciones que eviten las dificultades y rigideces de las normas base[4] (aprobación de propuestas, codecisión, limitación de acciones en protección de datos personales, subsidiaridad y proporcionalidad de las acciones…) de ahí que el Comité e-justice como ocurre en el ámbito Company Law, limite las acciones legislativas desarrollando por la vía electrónica las aplicaciones ya aprobadas en las acciones base.

Estas acciones electrónicas para los documentos públicos requieren de la concurrencia de firma electrónica avanzada y seguridad de origen de la Autoridad.

Claro ejemplo serán los certificados sucesorios europeos en formato electrónico, cuya puesta en aplicación requiere necesariamente de la incorporación del documento notarial electrónico al quehacer diario de los notarios a fin de impedir que sus especificaciones nazcan exclusivamente del contexto internacional.

El Reglamento (CE) nº 1397/2007 (notificaciones) en evaluación para su modificación, incorporará asimismo notificaciones electrónicas.

Dejando al margen el análisis relativo a qué Notariados practican estas notificaciones y cuales no, -en España los notarios si notifican con efecto legal- , sería esencial: primero, la comunicación por el Ministerio de Justicia relativa a que los notarios han de ser incorporados a las autoridades de transmisión (STJUE 25 de junio de 2009 C-14/ 08, Roda Golf& Beach Resort); segundo, la determinación de los efectos de estas notificaciones internacionales en el ámbito de la ley 15/2015, de 2 de julio.

  1. Por fin cabe citar en el ámbito nacional el contexto de la Ley 29/2015 , de cooperación jurídica internacional en el ámbito civil. Esta Ley es neutra en el aspecto tecnológico. Ni regula ni impide este formato en las notificaciones; documentos o resoluciones cuyos efectos en España establece, en defecto de norma internacional o nacional especial.

La existencia de documento electrónico, permitirá en el ámbito no reglado en la Unión europea, una mayor colaboración entre los notariados, a fin de desdoblar el documento publico evitando acudir a su ejecución o aceptación, avanzando en la unificación de efectos del documento publico en Europa que ante la estrategia de la Comisión europea de fragmentar su eficacia según el instrumento que se aborde, presenta importantes problemas en las áreas reservadas a la lex fori, civil, procesal y registral[5].

[1] Vid. Sur la justice du XXIe. Siècle. www.gouvernement.fr/les accions.

[2] Vid. www.hcch.net

[3] Se plantea si es necesaria para los instrumentos notariales auxiliares, como los poderes para pleitos o de herencia en los contextos de los Reglamentos (UE) nº 1215/2014 –Bruselas I Recast- y 650/2012 –sucesiones-..

[4] Por lo que solo en el área de la insolvencia (Reglamento (UE) nº 2015/848) se sustituye la técnica de los anexos por Reglamentos de ejecución.

[5] Vid. Estudio sobre los efectos probatorios del documento publico notarial en los Estados miembros, en el contexto coordinado por la Universidad de Aberdeen, y disponible en www.europarl.europa.eu/RegData/etudes/STUD/2016.

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