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Una propuesta legislativa para la regulacion del documento electronico notarial.
May 30, 2016

NOTARIA ADSCRITA A LA DGRN. REGISTRADORA EN EXCEDENCIA

POR ANA FERNÁNDEZ TRESGUERRES

La evolución del Derecho documental hacia el entorno e-Justice, presenta su núcleo fundamental en los documentos notariales, legalmente privilegiados por los importantes efectos que producen en el ámbito extrajudicial.

Ello hace imprescindible la articulación jurídica de los documentos electrónicos, hoy en día mal regulados y concretados en las copias de documentos matrices, cuya eficacia se dirige actualmente sólo hacia otras autoridades ya sean estas notariales, administrativas, judiciales o registrales que toman el control de estos documentos.

El documento publico electrónico supera la clasificación tradicional entre matriz y copia autorizada en cuanto dirigida a su circulación nacional e internacional, lo que conduce que a salvo un registro de saca – por ejemplo las copias especialmente ejecutivas deberían ser siempre temporales- sus características documentales son idénticas.

Punto de partida ha sido la anulación del plazo de vigencia de la copia electrónica por sentencia de 20 de mayo de 2008, que ha permitido la utilización de ésta en el procedimiento registral y una vez recibida por el Registrador, su uso en el ámbito de actuaciones que le es propio.

La realidad del Registro electrónico (Desde la disposición adicional decimotercera de la Ley 14/2013) supone la implementación inmediata de los títulos electrónicos en su relación con el Registro y un tratamiento diferenciado de éstos[1].

legislativa

El Registro electrónico conducirá, de no regularse adecuadamente el documento electrónico notarial, al monopolio registral de la titulación, en el que se desprecia lo no inscribible, para centrarse en el contenido inscrito y se produce una separación entre documento notarial y certificación electrónica, verdadero título del que la escritura será un mero antetítulo.

La definición de la gestión documental a la que alude la doctrina de la DGRN (desde la resolución de 3 de mayo de 2014), supone la traslación de los documentos notariales al Registro, donde se archivan electrónicamente y se recuperan distorsionando su contenido, sin posibilidad de su recomposición y creando mundos paralelos con el archivo notarial.

Por ello, debe crearse un documento publico notarial, exclusivamente electrónico, con un contenido restringido al ámbito del Registro que sea solo aplicable a los efectos del articulo 3 de la Ley Hipotecaria, mientras que el contrato que documenta el negocio, no se presenta, porque carece de contenido inscribible.

La mayor parte de los documentos notariales no se inscriben por referirse al ámbito meramente contractual declarativo o ser constitutivos de garantías no inscribibles[2] , pese al intento de convertir la garantía en ámbito exclusivamente inscribible.

Lo inscribible debe estar totalmente separado del resto, en cuanto a la forma, creando un extracto o testimonio extraído del documento contractual bajo responsabilidad del notario, que sea lo que acceda al Registro. A este extracto se referirá el documento electrónico, en función de copia autorizada.

Solo así cobra sentido y utilidad racional el Registro electrónico, cuando a día de hoy, sorprendentemente, aún se impide una comunicación real Notaria- Registro pese al mandato legal.

La copia electrónica además presenta una notable utilidad como vehículo de circulación de documentos en el ámbito nacional –procedimiento previsto en el articulo 224 del Reglamento Notarial- que debería ser ampliado en su alcance y finalidad y en el internacional, aspecto al que nos referiremos separadamente

Por otra parte, la ausencia de documento notarial electrónico, choca con la Administración electrónica judicial (ley 42/2015) como ha demostrado la necesidad de convenios, plataformas y demás apagafuegos para poner a disposición (sin cobertura legal) la totalidad de los datos de los poderes para pleitos a los Procuradores, Letrados de la Administración de Justicia y por último Jueces. ¿no era ilegal el archivo notarial de revocación de poderes por carecer de rango normativo adecuado?

Por estas razones debe regularse prioritariamente el instrumento notarial electrónico cuya ausencia es una carencia inaplazable. En la próxima legislatura debe ponerse en valor el documento notarial electrónico como titulo en el tráfico y muy especialmente en el entorno de los Registros electrónicos.

La norma debería hacerse conforme a los siguientes parámetros:

  1. Debe poseer rango de ley de suerte que su desarrollo y especificaciones técnicas no puedan quedar al arbitrio de quien sea a la sazón titular de la Dirección General de los Registros. Lo correcto sería una modificación de la Ley del Notariado con habilitación al Consejo.
  2. Debe abarcar la matriz electrónica y perfilar, cuando cumpla esta función, la copia electrónica perfeccionando el tratamiento de ésta.
  3. La norma debe garantizar la integridad del documento notarial.

Éste no puede ser estructurado en datos en su totalidad, sino que se transmitirán estrictamente los necesarios teniendo en cuanta la finalidad para la que se requiera la transmisión. Solo se estructuraran los datos imprescindibles, nunca íntegros y por supuesto nunca los instrumentales. La escritura pública no es un modelo estándar.

Un ejemplo de lo que no debe hacerse es la transmisión de datos en la forma prevista en el Real Decreto 421/2015 y Orden JUS/ 1840/2015 que desarrolla a la carta los artículos 15 y 16 de la Ley 14/2013 en relación con la constitución telemática de sociedades.

La posibilidad de utilizar parte del contenido del título y no el resto o el funcionamiento del documento como application de suerte que el documento notarial electrónico perdiera unidad e identidad respecto de lo pactado por las partes debe ser tajantemente rechazada.

Especialmente en el ámbito de los contratos con consumidores un correcto control de inserción y de transparencia impide dar un tratamiento estándar al texto documental. Al efecto, se exige y debe ser reivindicado, también en relación al documento electrónico, que al notario se le concedan herramientas legales en el ejercicio de su función tras el desierto desregularizador de los últimos años.

En base a estos parámetros se propone el siguiente texto[3]:

“ Articulo 17 ter de la Ley del Notariado

Documento electrónico notarial

  1. El documento público notarial podrá poseer formato electrónico, y será autorizado por el Notario con su certificado reconocido de firma electrónica.Los concretos datos estructurados necesarios para cada tipo de documento, se ajustarán a las eventuales especificaciones técnicas que al efecto se establezcan por el Consejo General el Notariado, por habilitación directa de esta ley.
  2. Cada instrumento público electrónico tendrá un código seguro de verificación, único e inequívoco, que servirá para su comprobación en línea y que deberá incorporar los datos identificativos del Notario autorizante, del instrumento público de que se trate, con la fecha de su autorización, y la dirección electrónica, establecida por el Consejo General del Notariado, donde pueda realizarse aquella comprobación.
  3. Los instrumentos públicos electrónicos se archivarán por medio de sistemas informáticos gestionados por el Consejo General del Notariado que garanticen en todo momento la seguridad e integridad de la información en los términos exigidos por el artículo 31 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, atendiendo, a salvo su especificidad, los esquemas nacionales de seguridad e interoperabilidad.
  4. La expedición de copias, que tendrán el carácter de parciales, de los instrumentos públicos electrónicos,   se ajustará a lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, teniendo en su caso, además de los efectos generales y específicos que correspondan al documento notarial asi expedido, -los mismos que el autorizado en formato papel- la consideración en su caso de título ejecutivo a los efectos del artículo 517.2.4.º , 5ª o 9º en su caso, [4]de la Ley 1/2000, de 7 de enero.
  5. Sin perjuicio de la integridad del documento notarial, que ha de garantizarse en todo caso, a los efectos de la debida colaboración del Notariado con las Administraciones Públicas, los notarios estarán obligados a la comunicación electrónica a los jueces, tribunales, administraciones o funcionarios públicos, de la parte del contenido y datos estructurados que conformen parcialmente el instrumentos público electrónico, en cuanto resulten necesarios en el ejercicio de sus especificas funciones.”

[1] La DGRN, en la ultima legislatura dirigida por registradores, ya ha dictado, en su línea, doctrina obiter dicta -que impide por tanto la vía judicial- respecto del documento publico notarial electrónico. Por ejemplo, habrá un defecto subsanable relativo a la fecha de expedición de éste , si la copia no coincide con el sellado de tiempo asociado a la firma electrónica sino con el día de autorización del documento (Resolución de 23 de junio de 2014) o se considera inadaptada la ley 24/2001, que regula el recurso no judicial contra las calificaciones registrales, al procedimiento electrónico, en cuanto la implementación definitiva “en el ámbito de esta Administración” del expediente electrónico hará innecesaria la aplicación de aquella norma procedimental en base al art. 32 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (R de 3 de junio de 2014)

[2] La valoración del negocio desde la perspectiva obligacional, suficientemente garantizada por los mecanismos resolutorios, sinalagmáticos y mediante penas accesorias es indiscutible en la jurisprudencia.

[3] Agradezco su ayuda a un amigo especialista, si bien con otra filosofía…

[4] Vid. Capítulo VI del Titulo VII de la ley del Notariado en redacción dada por Ley 15/2015, de 2 de julio.

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